創簽(稿)時即應設定「檔號」。其中，屬於創簽者，檔號即為單位代碼(三碼)；
如屬發文稿則檔號等於「單位碼」+「0」+「保存年限」共6碼；若如外來者，
則文書組分文時已設定「單位碼」+「0」共4碼，請依保存年限修正為6碼，再進行公文簽辦。
