收到外來公文：

收件匣→點選該份公文→左側目錄欄按鈕點選「公文內文」→來文機關下一列的白色空白欄位為「分類號」填寫處→點選「下拉式選單」→選擇自己所屬單位及保存年限。

承辦人公文製作：

各類公文(簽、函、書函、公告、令、開會)類別皆適用。

「公文製作」→點選所需公文類別→會開啟新視窗產生一份空白公文→點選右上角「檔號（分類號）」→點選「下拉式選單」→選擇自己所屬單位及保存年限。